Secara umum pengertian dari perencanaan program
kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan
komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan
publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.
Scott M. Cutlip dan Allen H. Center
(prentice-Hall, inc. 1982:139), menyatakan bahwa proses perencanaan melalui
“proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan
untuk pelaksanan program kerja kehumasan adalah:
1.
Penelitian dan mendengarkan (Research-Listening)
Dalam
tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi
dari mereka yang berkepentingan dengan aksi bijaksanaan-kebijaksanaan suatu
organisasi, pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang
berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu what’s our problem?
(Apa yang menjadi problem kita).
2.
Perencanaan dan mengambil keputusan (planning-decision)
tahap ini, opini ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan
kebijaksanan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan
atau keinginan-keinginan pihak yang berkaitan mulai diberikan: Here’s what we
can do? (Apa yang dapat kita kerjakan)
3.
Mengkomunikasikan dan pelaksanaan (communication-Action)
Dalam tahap ini berkenaan dengan langkah-langkah yang akan
dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif
dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi. Untuk
memberikan dukungan sepenuhnya.
4.
Mengevaluasi (evaluation)
Pihak PR mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari
program-pogram kerja atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan. Termasuk
mengevaluasi keefektifan dari teknik-teknik manajemen yang telah di pergunakan:
How did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan).
Hambatan-hambatan perencanaan
program kerja public relations
1.
Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut
serta mempertimbangkan perumusan kebijaksanaan dan program kerja
2.
Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari
pelaksanaan program PR
3.
Kurangnya waktu karena tersita oleh pembahasan-pembahasan
mengenai masalah sehari-hari
4.
Kelambatan dan frustrasi yang dialami oleh para pelaksana
karena kurang koordinasi dengan deperteman terkait lainnya
Cita-cita dan Tujuan PR
Organisasi
sebagaimana halnya individu, memiliki cita-cita dan tujuan. Pada umumnya,
tujuan dari suatu organisasi adalah:
a)
Mendapat keuntungan/penghargaan
b)
Mempunyai arti bagi lingkungan
c)
Mendapatkan dukungan
d)
Dihormati oleh masyarakat
e)
Menyediakan produk yang diperlukan dan diinginkan oleh
masyarakat
f)
Bebas dari keterbatasan dan kebutuhan yang mendesak
g)
Berpengaruh pada pendapat publik
Hubungan media dan pers
(Media dan perss Relations)merupakan sebagai alat,pendukung atau media kerja
sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan
program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak
publik,Karena peranan hubungan media dan pers dalam kehumasan tersebut dapat
sebagai saluran (channel)dalam penyampaian pesan maka upaya peningkatan
pengenalan (awareness)dan informasi atau pemberitaan dari pihak publikasi Humas
merupakan prioritas utama.Hal tersebut dikarenakan salah satu fungsi pers
adalah kekuatan pembentuk opini(power of opinion)yang sangat efektif melalui
media massa.
Menurut Frank Jefklins (1992), bentuk-bentuk hubungan pers
adalah sebagai berikut
a.
Kontak pribadi (personal contact)
Keberhasilan pelaksana hubungan media dan pers tergantung
“apa dan bagaiman” kontak pribadi anatara kedua belah pihak yang dijalin
melalui hubungan informal seperti adanya kejujuran
b.
Pelayanan informasi atau berita (News services)
Pelayanan yang sebaik-baiknya yang diberikan oleh pihak
public relations kepada pihak pers/reporter dalam bentuk pemberian informasi,
publikasi dan berita baik tertulis, tercetak, maupun yang terekam
c. Mengantisipasi kemungkinan
hal darurat (contingency plan)
Untuk mengantisipasi kemungkinan permintaan yang bersifat
mendadak dari pihak wartawan/pers mengenai wawancara konfirmasi dan sebagainya.
2.
Kiat membina hubungan pers.
a.
Pertentangan Humas dan Pers
Dari pemaparan di atas perbedaan-perbedaan
fungsi dan aktifitas Humas dan Pers tersebut di atas muncul semacam
pertentangan antara kedua belah pihak saat menunaikan tugasnya masing-masing.
b.
Membina hubungan pers yang Positif
Sebetulnya
pertentangan
yang terjadi atau saling berprasangka buruk antara pihak Humas dan pers dapat
diatasi seandainya hubungan itu berlandaskan kepada prinsip-prinsip
keterbukaan,serta saling menghargai peran satu sama lainnya dan saling
mendukung.Serta setiap pihak akan berfungsi serta bertindak sesuai dan terikat
dengan kode etik profesinya masing-masing. Upaya teretentu dalam
membinaan hubungan pers yang harmonis pada dasarnya. Menurut Cutlip &
Center (1982) dapat dilakukan melalui hal-hal berikut.
1.
Sikap saling menghargai antar kedua belah pihak(mutual appreciation).
2.
Saling pengertian tentang peran,fungsi,kewajiban dan tugas
sesuai etika frofesinya
masing-masing (mutual understanding).
3.
Saling mempercayai akan peran untuk kepentingan bersama dan
tidak untuk kepenti ngan sepihak(mutual confidence).
4.
Sikap saling toleransi dari kedua belah pihak(tolerance).
c.
Pengorganisasian Kewartawanan
Di dalam manajemen lembaga
penerbitan pers,terdapat dua sistem pengorganisasian,yaitu kemersial dan
idealisme.Sistem pertamal,pengelolaan suatu manajemen perusahaan penerbitan
pers baik yang bergerak di bidang industri jasa media cetak atau elektronik
tersebut tidak jauh berbeda dengan perusahaan(enterprise).Mereka melakukan
investasi,menawarkan produk atau jasa komersial lainnya.
Kedua,yang akan
dibahas selanjutnya adalah pengelolaan
keredaksiaan serta sumber-sumber pemberitaan,informasi dan publikasi
lainnya pada suatau lembaga penerbitan pers.Dalam hal ini,khususnya terdapat
dimensi idealisme pers nasional,yaitu alat perjuangan untuk menegakkan pers
yang bebas dan bertanggung jawab,serta berperan aktif dalam menunjang
pembangunan Nasional dan mencerdaskan masyarakat.
d.
Jenjang karir kewartawanan
Jenjang karir kewartawanan
tersebut secara garis besar dikaitkan erat dengan---selain lamanya lamanya yang bersangkutan dalam menekuni profesi
kewartawanan---tingkat kewartawanan
individu dan juga kemampuannya dalam teknik tulis-menulis berita.
Kerja sama dalam
kegiatan proses publikasi dengan pihak pers tersebut biasanya diwujudkan
melalui dua cara.
a.
Kontak secara formal pada efent-event(acara) tertentu yang sengaja dirancang .
b.
Kontrak informal.
1.
Kontrak resmi atau secara formal dengan pihak pers kontak
secara resmi ini,direncanakan dan dilaksanakan oleh pihak Humas untuk bekerja
sama dengan pihak pers/wartawan yang diundang secara resmi dalam event (acara) tertentu,
dengan menetapkan tema dan tujuannya yang hendak dicapai.
a.
Konferensi Pers (Pers Conference).
Konfrensi pers adalah suatu
pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yang bersifat resmi atau sengaja diselenggarakan oleh pejabat
Hmas,yang bertindak sebagai narasumber dalam upaya menjelaskan suatu rencana
atau permasalahan tertentu yang tengah dihadapinya.
b.
Wisata Pers(Pers Tour)
Sejumlah wartawan
berasal dari berbagai media massa yang telah dikenal baik oleh Humas
bersangkutan diajak wisata kunjungan kesuatu event khusus,atau peninjauan
keluar kota bersama dengan pejabat instansi atau pimpinan perusahaan sebagai
pengundang (tuan rumah) selama lebih satu hari, untuk meliput secara langsung
mengenai kegiatan tertentu.\
c.
Resepsi Pers(Press Reception) dan Press Gathering.
Pertemuan pers semacam ini,yaitu
jamuan pers/wartawan yang bersifat sosial,menghadiri acara resepsi atau
seremonial tertentu baik fomal maupun informal. Ada juga melalui acara
event-event olahraga bersama, kumpul bersama dalam acara ulang tahun perusahaan
dan pada keagamaan seperti berbuka puasa, Tahun baru dan natal bersama antara
pihak Humas dan eksekutif dengan pihak pers pada suatu acara di luar tugas
fungsionalnya masing-masing.
d.
Taklimat pers (Press Briefing)
Pertemuan ini(Press briefing) , diadakan
mirip dengan suatu diskusi atau berdialog,saling memberikan masukan atau
informasi cukup penting bagi kedua belah pihak. Disamping itu pihak
Pers/wartawan akan diberikan kesempatan untuk menggali seluas-luasnya mengenai
informasi, masalah yang sedang aktual dan faktual, kemudian diharapkan wartawan
mempunyai pengetahuan yang lebih baik, misalnya tentang akan diterbitkan suatu
peraturan ,UU atau kebijakan baru oleh pemerintah di masa mendatang.
2. Kontrak Pers Tidak Resmi atau Informal
Keterangan Pers (Press Statement)
Cara temu pers terssebut banyak dilakukan
oleh para politisi, budayawan, pejabat, pengamat dan intelektual untuk
menjelaskan atau memberikan argumentasi tertentu kepada pers.
a.
Wawancara Pers (press Interview)
Biasanya inisiatif wawancara datang dari pihak pers/wartawan
setelah melalui perjanjian atau komfirmasi dengan narasumbernya.
Hasil wawancara itu yang dimuat/disiarkan atau tidak di
media bersangkutan adalah sepenuhnya ada di tangan pewawancara(redaktur).
b.
Pertemuan Press Gathering (Jamuan Pers Secara In-formal).
Yaitu pertemuan pers secara informal,khususnya hubungan(good
relationship) antara pihak praktisi Human/PR dan wartawan media massa dalam
suatu acara sosial keagamaan dan aktivitas olahraga.
